Diversas acciones de control y seguimiento a cada uno de los bienes con declaración y en proceso de extinción de dominio ha implementado el Estado con el propósito de cumplir con sus políticas de transparencia y productividad. La Sociedad de Activos Especiales S.A.S durante dos años y medio ha liderado estas estrategias para garantizar una administración transparente de estos bienes.

Dentro de las acciones que ha implementado, a la cabeza de María Virginia Torres de Cristancho como presidenta de la Entidad, se encuentran la verificación del inventario, la mejora de sistemas informativos, la contratación de operadores para la custodia de bienes, el recaudo directo del dinero de la productividad de los activos especiales, la creación de un portal online para la constante comunicación y control de las actividades de los depositarios; y la implementación de un sistema para la selección de depositarios idóneos y asignación de bienes.

Como resultado del plan de verificación del inventario, SAE S.A.S ha dejado, a través de 56 actas de hallazgos, constancia de inconsistencias relacionadas con 4.731 bienes del inventario entregado, sin verificación física, por la extinta Dirección Nacional de Estupefacientes.

De igual manera, a través de la visita uno a uno de los activos especiales y el reporte y control de información de los depositarios SAE S.A.S verificó el 100 por ciento del inventario de sociedades activas y en liquidación, los establecimientos de comercio, las sustancias, el dinero, arte y otros enseres, alcanzando alcanzado grandes avances en la verificación del inventario de inmuebles y de medios de transporte.

Adicionalmente, la Entidad adelanta un adecuado control de los estados de cuenta de cada bien facilitando la construcción de información financiera de los bienes administrados por medio de la consulta de información histórica contenida en los informes de gestión presentados por los depositarios y la revisión de certificaciones de ingresos y gastos de cada bien.

En cuando a la asignación de estos bienes especiales a los depositarios, la Entidad con el fin de garantizar objetividad y transparencia realizó tres convocatorias públicas que facilitaron la selección de depositarios idóneos para la administración de bienes e implementó un sistema automatizado y aleatorio que asignó, en el 2016, más de 4 mil bienes a depositarios.

Implementación de tecnología para la administración
La SAE, donde “La transparencia, nuestro principal activo”, a través de la mejora, creación y adquisición de herramientas tecnológicas incrementó el control y eficiencia en la administración de activos especiales y minimizó riesgos en la manipulación y duplicidad de la información.

A través de esa estrategia, la Entidad desarrolló un portal web que permitió la recuperación de información financiera y contable de 362 sociedades activas y en liquidación logrando capturar datos históricos y actuales para conocer su realidad económica. Adicional, la Entidad lanzó un portal que permite la constante comunicación con los depositarios idóneos y el reporte constante de acciones para la adecuada administración de activos especiales y el cargue dentro del sistema de contratos de arrendamiento.

Este portal, estará conectado con el nuevo sistema de recaudo directo de arrendamientos a inmuebles, mitigando el riesgo de no obtener todos los recursos que producen los activos especiales.

Todas estas acciones, acompañadas de planes de mejora continua, se desarrollan en el marco de la política de activos por la transparencia, buenas prácticas de administración en donde se destacan sistemas de seguridad y control para mitigar los riesgos y garantizar una eficiente administración de activos especiales.